Arsip Desa

Lomba Tertib Arsip Desa

Hal yang sering terabaikan dan mungkin masih banyak teman-teman perangkat desa dan penyelenggara lembaga/organisasi yang meremehkan adalah budaya tertib arsip.

Padahal arsip merupakan sarana vital dan bentuk pertanggungjawaban yang tepat dan akurat.

Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Berdasarkan pengertian ini, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dinyatakan sebagai arsip jika memenuhi persyaratan berikut ini:

• Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan bagi organisasi/lembaga baik untuk masa kini dan masa yang akan datang;
• Surat yang menyimpan kepentingan tersebut disimpan menurut sistem tertentu sehingga memudahkan temu balik bila diperlukan kembali.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Berdasar pengertian ini, warkat dapat disebut arsip apabila memenuhi 3 syarat, yaitu:

• Warkat memiliki kegunaan
• Warkat disimpan secara teratur dan berencana, dan
• Warkat dapat mudah dan cepat ditemukan jika diperlukan kembali.

Dari dua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa untuk dapat disebut sebagai arsip, maka surat atau warkat harus memenuhi persyaratan: memiliki nilai guna bagi organisasi/lembaga sehingga surat/warkat tersebut dikelola dengan teratur dan berencana menurut suatu sistem tertentu agar memudahkan penemuan kembali surat/warkat yang disimpan itu jika sewaktu-waktu dibutuhkan kembali nilai informasi yang ada di dalamnya oleh organisasi/lembaga.

Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Poin 3 sampai dengan 7 dijelaskan mengenai beberapa pengertian arsip sebagai berikut:

1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Melihat pengertian, fungsi dan manfaat dari arsip, maka menata dan tertib Arsip adalah keharusan. Terlebih lagi menyongsong implementasi Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa.

Desa Logandu Kecamatan Karanggayam sebagai salah satu desa pilot projec penerapan SID (Sistem Informasi Desa) pada hari Selasa, 25 Februari 2014 mendapat kepercayaan untuk mengikuti Lomba Tertib Arsip Desa Tk Kab. Kebumen.

Beberapa hal dan pertimbangan dalam mengikuti lomba ini adalah:

1.              Dasar Hukum Pedoman Pengelolaan Kearsipan adalah:

a.     Undang-Undang  Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

b.    Peraturan Bupati Kebumen Nomor 51 Tahun 2009 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kebumen

c.     Peraturan Bupati Kebumen Nomor 73 Tahun 2009 tentang Jadwal Retensi arsip Umum

d. Peraturan Bupati Kebumen Nomor 74 Tahun 2009 tentang Jadwal Retensi arsip Kepegawaian

e.   Peraturan Bupati Kebumen Nomor 75 Tahun 2009 tentang Jadwal Retensi arsip Kepegawaian

2.             Sarana Prasarana Kearsipan

a.             Lemari Arsip                          : 10        buah

b.             Rak Kayu                                 :   2        buah

c.              Filling Cabinet                      :    1       buah

d.             Meja kursi kerja                  :   11       buah

e.             Meja kursi tamu                 :    1       set

f.               Meja kerja petugas           :    1       buah

g.             Papan pengumuman       :    1       buah

h.             Laptop                                      :    1       buah

i.               Komputer/printer              :    2       buah

j.               LCD                                              :    1       buah

k.             Proyektor                                                :    1       buah

3.             Kondisi Kearsipan

a.             Penanganan surat menggunakan sistem kartu kendali dengan pola klasifikasi

b.             Pencatatan surat dilakukan oleh Kaur Umum dengan menggunakan lembar disposisi kemudian dilanjutkan kepada Kepala Desa melalui Pjs. Sekretaris Desa.

c.              Setelah mendapatkan disposisi Kepala Desa,  Surat didistribusikan oleh Kaur Umum dengan menggunakan Kartu Kendali  Masuk

d.             Pencatatan Surat Keluar dilakukan dengan menggunakan Kartu Kendali Keluar oleh Kaur Umum setelah mendapatkan legalisasi dari Kepala Desa. 

(seperti alur berikut)

4.             PENATAAN BERKAS

Penataan berkas aktif dilakukan oleh Kaur Umum pada filling Cabinet dengan menggunakan sistem klasifikasi/masalah. (seperti foto berikut)

5.             Penataan/penyimpanan Berkas In Aktif :

Arsip  yang  sudah menurun nilai gunanya, setelah melalui seleksi dan pensortiran arsip disimpan dalam box arsip in aktif dan ditata pada Rak arsip. (seperti foto berikut);

6.             Koleksi Arsip :

a.             Arsip Tertua                                          :     1      buah

b.             Jumlah Arsip Dinamis In-aktif    : 133      berkas

c.              Jumlah Arsip Vital                             :    47    berkas

d.             Jumlah Arsip Peta                             :    10    lembar

e.             Jumlah Arsip Foto                             :  141     lembar

f.               Jumlah Arsip CD/VCD                      :       7   keping

g.             Piagam Penghargaan                      :     16   lembar

Motivasi kami tujuan utamanya adalah Tertib Arsip Desa menjadi budaya, syukur kalau kalau bisa mendapat juara.

Semoga upaya kita senantiasa membawa manfaat bagi sesama, untuk mewujudkan “mBangun Desa, mBangun Negara”.